الأدوية هي الأمل الذي نتعلق به في أوقات الأمراض والآلام، ومستودعات الادوية هي المكان الذي نعتمد عليه للحصول على هذا الأمل، لذلك فإن إدارة مستودعات الأدوية بشكل فعال هي أمر حيوي لضمان توفر الأدوية بالشكل الصحيح وفي الوقت المناسب.
وبالرغم من أن إدارة المستودعات الصحية تتطلب مهارات وخبرات خاصة، إلا أنها ليست مهمة مستحيلة، ففي هذا المقال سنتحدث عن العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في إدارة مستودعات الادوية بشكل فعال لنأخذك في رحلة داخل مستودعات الادوية بالرياض الخاصة بالشريك الثالث 3rd partner، للتعرف عن قرب على هذه النظام وكيف يتم بدقة وإتقان داخل مستودعتنا، فهل أنت جاهز لهذه الرحلة؟
ما هي مستودعات الأدوية؟
مستودعات الادوية هي المنشآت التي تقوم بتخزين وتوزيع الأدوية والمنتجات الصيدلانية والمستلزمات الطبية، وتهدف هذه المستودعات إلى الحفاظ على جودة الأدوية والمنتجات الصحية وتأمين توافرها في الوقت المناسب للمستهلكين، وتتضمن مهام إدارة مستودعات الأدوية إدارة المخزون، والجرد، والتحكم في التواريخ الصلاحية، والمراقبة الصحية، وتحسين عمليات التوزيع والتسليم، والتخلص من المنتجات الفاسدة والمنتهية الصلاحية.
كيفية إدارة مستودعات الأدوية بشكل فعال
تطلب إدارة مستودعات الادوية تطبيق العديد من الممارسات والأنظمة الفعالة لتأدية المهمة على أكمل وجه، وهذه الأنظمة والممارسات تختلف من شركة إلى أخرى، ولكننا في3rd partnerنعمل بدقة وإتقان من أجل توفير مستودعات ادويه مرخصه من هيئة الغذاء والدواء للايجار في المملكة، فهيا بنا نُعرفك على نظام العمل داخل مستودعاتنا.
توفير البيئة المناسبة
توفير بيئة وحرارة مناسبة للأدوية يعد شرطًا أساسيًا من شروط مستودعات الادوية التي تعمل بشكل فعال، وفيما يلي بعض الطرق المتبعة في مستودعاتنا للحفاظ على الأدوية وفعاليتها:
- دراسة درجات الحرارة والرطوبة والإضاءة والهواء في المنطقة المحيطة بالمستودع، عن طريق استخدام جهاز قياس الرطوبة ودرجة الحرارة للمساعدة في الحصول على البيانات اللازمة.
- يتم التحكم في درجة الحرارة في المستودع وضمان وصول وصولها للنطاق المناسب للأدوية المخزنة، وذلك عن طريق استخدام أجهزة تحكم لضبط درجة الحرارة في المستودع وضمان الحفاظ على الدرجة المناسبة للأدوية.
- تخزين الأدوية بطريقة مناسبة بحسب اشتراطات المُصنع في مكان جاف ومظلم وبارد، ونستخدم أرفف معدنية لتخزين الأدوية بشكل منظم.
- متابعة درجة الحرارة في المستودع بانتظام وتسجيلها في سجلات محددة لتتم متابعة الحرارة في المستودع بشكل منتظم، كما نستخدم أنظمة متخصصة في مراقبة الحرارة والرطوبة للحصول على إشعار في حالة تغيير درجة الحرارة في المستودع عن الحد المحدد.
- الالتزام بشكل دقيق بمعايير الجودة والسلامة وأسس التخزين الجيد المعتمدة من قبل هيئة الغذاء والدواء للحفاظ على جودة الأدوية المخزنة.
استخدام الجرد المستمر
الجرد المستمر (Continuous Stocktake) هو عملية جرد مستمرة للمخزون تتم بشكل دوري ومستمر في مستودعات الادوية، بدلاً من الجرد التقليدي الذي يتم مرة واحدة في العام، ويتم في الجرد المستمر تحديث السجلات المخزنية على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري، ويتم استخدام التقنيات المختلفة مثل الباركود ونظام RFID لتحديد موقع المنتجات وتحديث الكميات المتاحة في الوقت الفعلي.
ويعمل الجرد المستمر على تحسين إدارة المخزون وتقليل التكاليف، وكذلك تحسين الخدمة المقدمة للعملاء والمرضى عن طريق توفير الأدوية بالشكل الصحيح وفي الوقت المناسب، ويتم استخدام الجرد المستمر في مستودعات الأدوية عن طريق تحديث السجلات المخزنية بشكل دوري ومستمر، وتحديد موقع المنتجات وتحديث الكميات المتاحة في الوقت الفعلي، ويتم التحقق من تواريخ الصلاحية وسجلات الشراء والمبيعات، ويتيح الجرد المستمر لمستودعات الأدوية تحسين الكفاءة في إدارة المخزون وتحسين الخدمة المقدمة للمرضى والعملاء، بالإضافة إلى الحد من الفجوات في المخزون وتقليل التكاليف.
إظهار تواريخ الصلاحية
يُستخدم في إدارة مستودعات الادوية طريقة إظهار تواريخ الصلاحية Expiration date بالإدخال يعني عرض تاريخ انتهاء صلاحية الأدوية على العبوات عند استلامها في المستودع، وذلك لتحديد فترة صلاحية الأدوية المخزنة وتجنب استخدام الأدوية الفاسدة.
أما متابعة تاريخ صلاحية الدواء عند الإخراج على الفاتورة، فهي طريقة لضمان استخدام الأدوية الصالحة فقط، حيث يتم تعقب تاريخ صلاحية الدواء الخاص بكل دفعة ومطابقتها مع تاريخ الصلاحية المسجل على العبوات، وعند تسجيل الإخراج على الفاتورة، يتم تضمين تاريخ الصلاحية المطابق للدواء المخرج، مما يساعد على مراقبة فترة الصلاحية وضمان عدم استخدام الأدوية الفاسدة.
دعم الباركود
يتم استخدام تقنية الباركود Barcode في إدارة المستودعات الدوائية بطريقة دعم الباركود بالاستلام والتسليم، حيث يتم ترميز الأدوية بالباركود عند الاستلام في المستودع وعند التسليم للعملاء، وباستخدام قارئ الباركود يمكن تسجيل عمليات الاستلام والتسليم بشكل سريع ودقيق، وتجنب الأخطاء الناجمة عن العمل اليدوي.
التعامل مع أكثر من مورد
يمكن لإدارة المستودعات الدوائية التعامل مع أكثر من مورد للأدوية، بما في ذلك الشركات الصانعة، وذلك عن طريق إدارة علاقات العمل مع الموردين بشكل فعال، ويشمل ذلك إدارة سجلات الموردين، وتقييم جودة المنتجات التي يقدمونها، وتفاوض العقود والأسعار، ومتابعة جدول التوريد، وتتبع الأدوية في حالة وجود مشاكل أو عيوب، وتعزيز التواصل والتعاون مع الموردين لتحقيق الرضا العام للجانبين.
ويمكن أيضًا استخدام نظم إدارة المستودعات المتقدمة والتكنولوجيا الحديثة، مثل نظام إدارة سلسلة التوريد، لتحسين جودة التوريد وتقليل المخاطر الناجمة عن التعامل مع عدة موردين، وتحسين تتبع الأدوية وتخزينها وإدارتها بكفاءة.
ضبط الحد الأدنى لتواريخ صلاحية الأدوية
ضبط الحد الأدنى لتواريخ صلاحية الأدوية عند الاستلام هو إجراء مهم في إدارة مستودعات الادوية، ويتم ذلك بتحديد سياسة محددة لتحديد الحد الأدنى لتاريخ انتهاء الصلاحية للأدوية المستلمة من الموردين، ويتم ضبط هذا الحد الأدنى وفقًا لمعايير الجودة والسياسات الداخلية للشركة، ويجب الالتزام بها من قبل فريق العمل في المستودع، ويتم ضمان تنفيذ هذه السياسة بشكل دوري من خلال مراجعة المخزون وفحص الأدوية المنتهية الصلاحية واتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة الحد الأدنى للتواريخ الصلاحية.
تفعيل برنامج رصد
نعمل في مستودعتنا على تفعيل برنامج رصد الصادر من قبل هيئة الغذاء والدواء في المملكة، وذلك لسهولة تتبع الأدوية والمستحضرات الصيدلانية داخل المستودع، والتأكد من سلامتها بواسطة أحدث التقنيات والأدوات المتطورة.
معرفة العمليات المدخلة والمرحلة
تُعد معرفة جميع العمليات المدخلة والمرحلة في نظام المستودعات ومشاهدة القيود المتولدة عن هذه العمليات من الأمور الهامة في إدارة مستودعات الادوية، ويساعد ذلك في تتبع حركة الأدوية ومراقبة الكميات المخزنة وتحديد الحاجة إلى إعادة توريد بعض الأصناف، ويمكن لنظام المستودعات عرض جميع العمليات والقيود المتولدة عنها بشكل مفصل وسريع للغاية للعميل، مما يسهل عملية إدارة المستودع بشكل فعال ومعرفة كل التفاصيل والمعلومات في جميع الأوقات.
عمل مقارنة للأداء كل عام
نعمل في مستودعاتنا على إجراء مقارنة بين السنوات السابقة على مستوى مخزن أو أكثر بناءً على الفواتير المدخلة في النظام، ويتم ذلك عادةً باستخدام الأدوات التحليلية والتقارير المتاحة في نظام إدارة المستودعات لدينا، ومن خلال هذه التقارير يمكن مثلاً مقارنة كميات الأدوية التي تم بيعها أو شراؤها في فترات زمنية مختلفة، وكذلك مقارنة قيمة هذه العمليات، ويمكن ربط هذه الفواتير بحيث يتمكن العملاء من معرفة الفواتير التي تم إدخالها في فترات زمنية معينة ومقارنتها بفواتير السنوات السابقة، وذلك لضمان التحكم في الجرد وتحديد احتياجات المستودعات من الأدوية بطريقة فعالة.
تقديم تقرير الجرد حسب تواريخ الصلاحية
يتم عمل تقرير الجرد حسب تواريخ صلاحية الشحنة في مستودعات الادوية عن طريق إدخال تاريخ اليوم الحالي والبحث عن جميع الأصناف التي تحتوي على تواريخ صلاحية منتهية أو تنتهي صلاحيتها في الفترة المحددة، ويتم عادة عمل هذا الجرد بانتظام للتأكد من عدم وجود أصناف تجاوزت تواريخ صلاحيتها وتم إزالتها من المخزون، وعند عمل التقرير، يتم عرض كل من البيانات التالية:
- اسم الصنف.
- رقم الدفعة.
- الكمية المتاحة حاليًا.
- تاريخ انتهاء الصلاحية.
ويتم عادة تصنيف الأدوية وفقًا لتواريخ انتهاء الصلاحية القريبة بحيث تظهر أولاً الأصناف التي تنتهي صلاحيتها في الفترة الزمنية المحددة، ويساعد هذا التقرير في تحديد الأدوية التي تحتاج إلى إعادة ترتيب المخزون أو إزالتها تمامًا من المخزون.
إنشاء تقرير بكميات الأدوية
نعمل على إنشاء تقرير بكميات الأدوية المنخفضة حسب المخزن عن طريق تنفيذ الخطوات التالية:
- فتح نظام إدارة المستودعات وتحديد المخزن الذي ترغب في إنشاء تقرير له.
- اختيار تصنيف الأدوية التي تود تضمينها في التقرير، يمكن فرز الأدوية حسب الرمز أو الاسم التجاري أو الشركة المصنعة أو تاريخ الصلاحية أو الكمية الموجودة.
- تحديد الحد الأدنى لكمية الأدوية المتاحة، والتي يتم تحديدها بناءً على سياسة المستودع والتي تتضمن الكمية اللازمة للحفاظ على مخزون مستمر.
- تنفيذ التقرير وعرض النتائج المتعلقة بالأدوية التي تحتاج إلى إعادة تخزين أو إعادة تموين لتجنب النقص في المخزون.
وبهذه الطريقة، يمكن لإدارة المستودعات مراقبة مخزون الأدوية والتحقق من الكميات المنخفضة واتخاذ إجراءات الإعادة اللازمة في الوقت المناسب لتفادي نقص المخزون.
نصائح تُساعدك في اختيار مستودع الأدوية المناسب
إن كنت تبحث عن مستودع أدوية متخصص يُساهم في نجاح أعمالك، فإن النصائح التالية ستساعدك على اختيار المستودع المناسب، وهذه النصائح هي:
- التأكد من ترخيص المستودع من قبل الجهات الرسمية المختصة ومطابقته للمعايير الصحية والقوانين المحلية.
- البحث عن مستودع يحتوي على بنية تحتية وتقنيات حديثة لإدارة المخزون والتحكم في التواريخ الصلاحية للأدوية.
- التأكد من توفر أنظمة حماية وأمن متطورة للحفاظ على جودة الأدوية ومنع التلاعب بها.
- التحقق من خبرة فريق العمل في التعامل مع المواد الدوائية والقدرة على التعامل مع الطلبات والشحنات بدقة وفعالية.
- التحقق من سجل المستودع في تقديم خدمات الدعم الفني واللوجستي والتوصيل للعملاء بشكل سريع وفعال.
- التأكد من وجود تقارير ونظم متطورة لإدارة المخزون ومتابعة العمليات اللوجستية بشكل دقيق وفعال.
- مراجعة تقييمات العملاء السابقين والتأكد من سمعة المستودع في السوق ومدى رضا العملاء عن خدماته.
- التأكد من وجود إجراءات سلامة وأمان صارمة في المستودع، مثل الإجراءات اللازمة للحفاظ على سلامة الأدوية المخزنة والوقاية من الحرائق
- الاطلاع على سجلات المستودع ومعرفة مستوى الخدمة والجودة التي يقدمها للعملاء.
- التأكد من وجود نظام إدارة المخلفات الصحية في المستودع، وذلك لتجنب تلوث البيئة.
- البحث عن مستودع يتبع مبادئ الاستدامة البيئية والاجتماعية، مثل استخدام تقنيات الطاقة المتجددة وتوظيف الموظفين المحليين.
- التأكد من توافر الخدمات الإضافية التي يقدمها المستودع، مثل التوصيل والتخليص الجمركي والتأمين والضمانات.
- البحث عن مستودع يقدم تقارير دورية وشفافة حول حالة المخزون والعمليات اليومية والخسائر والأرباح.
- التأكد من توافر فريق عمل مدرب ومؤهل لإدارة المستودع، وذلك للحفاظ على جودة الخدمة والرد السريع على الطلبات والشكاوى.
احجز الآن لتضمن مكانك في أفضل المستودعات المرخصة من هيئة الغذاء والدواء!
وختامًا،
يُعد إدارة مستودعات الادوية من المسائل الحساسة والمهمة للغاية، حيث يتعلق الأمر بصحة وسلامة الإنسان، لذلك فإن الحفاظ على تواريخ صلاحية الأدوية والتحكم في درجات الحرارة والرطوبة وضبط جودة الأدوية هي عوامل حاسمة في إدارة المستودعات بشكل فعال، ومن أجل تحقيق هذا الهدف، يتطلب الأمر العمل بجدية والاستفادة من التكنولوجيا الحديثة والتحديث المستمر لنظام إدارة المستودعات، بالإضافة إلى تدريب الموظفين على التعامل مع الأدوية بشكل آمن وفقًا للمعايير الدولية وهو ما يحدث داخل مستودعتنا في 3rd partner الشريك الثالث.
